ADDIS: darbo pradžia

Šiame dokumente aprašoma audito darbo dokumentų informacinės sistemos (toliau tekste ADDIS) vartotojo darbo pradžia po jos įdiegimo. Be instrukcijų, kaip pažingsniui atlikti vienus ar kitus veiksmus, dokumente rasite ir bendro pobūdžio informacijos apie programos struktūrą bei darbo su ja ypatumus.

Instrukcijose, aprašančiose pažingsniui atliekamus veiksmus, daroma prielaida, kad buvo įvykdyti ir visų aukščiau pateiktų instrukcijų žingsniai. Norėdami instrukcijas pabandyti patys, pradėkite nuo pirmosios ir visus žingsnelius vykdykite nuosekliai. Instrukcijų žingsneliai tekste yra išskirti (pvz.: 3.5.).

Turinys

1. Įžanga
1.1. Moduliai
1.2. Bylos būsenos
1.3. OFF-LINE bylos
2. Administravimo modulis
2.1. Prisijungimas prie administravimo modulio
2.2. Bylos sukūrimas
2.3. Vartotojo sukūrimas
2.4. Licencijos įrašymas
3. Bylos ruošimo modulis
3.1. Prisijungimas prie bylos ruošimo modulio
3.2. Audito dokumentų antraštės užpildymas
3.3. Vykdytojo paskyrimas audito procedūroms
4. Audito darbo dokumentų modulis
4.1. Duomenų įrašymas, koregavimas ir veiksmų istorijos peržiūrėjimas
4.2. Komentarų įrašymas ir peržiūrėjimas
4.3. Komentarų suvestinės naudojimas
4.4. Sąskaitų apyvartų duomenų importavimas

1. Įžanga

1.1. Moduliai

ADDIS sudaro trys pagrindiniai moduliai:

Vieno audito duomenų visuma vadinama byla. Administravimo modulyje yra kuriamos naujos bylos bei įrašomi jų audito komandos nariai. Be to, šiame modulyje bylos gali būti kopijuojamos, panaikinamos ir, įdiegus pakeitimus, atnaujinamos. Šiame modulyje gali dirbti tik asmuo, žinantis ADDIS administratoriaus slaptažodį.

Bylos ruošimo modulyje valdoma audito struktūra: aprašomi klausimynai, audito sritys, audito procedūros, paskiriami audito procedūrų vykdytojai ir tikrintojai bei aprašomi bendri audito duomenys (audituojama įmonė, audituojami metai, audito tikslas ir pan.) Šiame modulyje gali dirbti tik vartotojas, kurio ADDIS vartotojo rolė yra Partneris.

ADD modulyje atliekamas pagrindinis audito darbas: pildomos formos, tikrinama ir apibendrinama surinkta informacija bei daromos išvados. Šiame modulyje gali dirbti tik tie ADDIS vartotojai, kurie yra atitinkamo audito komandos nariai.

1.2. Bylos būsenos

Kiekvieno audito byla pereina tris būsenas:

  1. Ruošiama naudojimui. Tai yra pradinė naujai sukurtos bylos būsena. Su tokia byla galima dirbti bylos ruošimo modulyje, tačiau negalima dirbti ADD modylyje.
  2. Paruošta naudojimui. Su tokia byla galima tęsti darbą bylos ruošimo modulyje, tačiau jau galima dirbti ir ADD modulyje.
  3. Uždaryta. Su tokia byla nebegalimi jokie pakeitimai. Ši būsena atitinka susiūtą popierinę bylą. Bylos būsena turėtų būti pakeičiama į Uždaryta tik baigus visus audito darbus.

1.3. OFF-LINE bylos

ADDIS yra numatytas toks darbo scenarijus, kai vartotojai gali pildyti bylas net ir neturėdami ryšio su pagrindiniu įmonės kompiuteriu (serveriu), kuriame įdiegta ADDIS ir saugomos visos bylos. Toks darbas neprisijungus prie serverio vadinamas darbu OFF-LINE režimu. Tam tikslui vartotojo asmeniniame kompiuteryje (paprastai tai yra nešiojamas kompiuteris, kuriuo dirbama nuvykus pas klientus) turi būti įdiegta atskira ADDIS kopija.

Darbas pagal šį scenarijų vyksta tokiu eiliškumu:

Darbui su OFF-LINE bylomis taikomi šie apribojimai:

2. Administravimo modulis

2.1. Prisijungimas prie administravimo modulio

2.1.1. Dukart spragtelėkite po programos įdiegimo darbalaukyje atsiradusią piktogramą ADDIS DBA.

2.1.2. Atsidariusiame lange Prisijungimas langelyje Slaptažodis įrašykite addisadmin (būtinai mažosiomis raidėmis) ir paspauskite mygtuką Prisijungimas.

2.2. Bylos sukūrimas

2.2.1. Atsidariusiame lange ADDIS DBA mygtukų bloke Byla paspauskite mygtuką Sukūrimas.

2.2.2. Atsidariusiame lange Naujos bylos sukūrimas langelyje Bylos pavadinimas įrašykite Pvz ir paspauskite mygtuką Sukūrimas.

2.2.3. Praėjus 10-20 sekundžių duodamas pranešimas apie sėkmingą bylos sukūrimą. Uždarius pranešimo langą, pagrindinio lango ADDIS DBA bylų lentelėje parodoma Jūsų naujai sukurta byla Pvz.

2.3. Vartotojo sukūrimas

Prieš pradedant darbą su naujai sukurta byla Pvz, į ją būtina įrašyti bent vieną audito komandos narį. Tam tikslui atlikite žemiau aprašytus žingsnius.

2.3.1. Pagrindiniame lange ADDIS DBA bylų lentelėje spragtelėkite eilutę su bylos pavadinimu Pvz ir paspauskite mygtuką Vartotojai.

2.3.2. Atsidariusiame lange Bylos "Pvz" vartotojai paspauskite mygtuką Įrašymas.

2.3.3. Atsidariusiame lange Vartotojo įrašymas:

Po šių veiksmų dialogas grįžta į langą Bylos "Pvz" vartotojai, o vartotojų lentelėje atsiranda įrašas su naujai įrašytu audito komandos nariu. Pradinis naujai sukurto vartotojo slaptažodis sutampa su prisijungimo vardu, t.y. JJON.

2.3.4. Tam, kad uždaryti langą Bylos "Pvz" vartotojai paspauskite mygtuką Uždarymas.

2.4. Licencijos įrašymas

Naujai sukurtoje byloje nėra įrašytos licencijos, todėl tokia byla vadinama demo byla. Ji niekuo nesiskiria nuo normalios bylos, išskyrus tai, kad po 90-ties dienų nebegalima jos atidaryti ADD ir bylos ruošimo moduliais.

Jei esate įsigiję ADDIS, tuomet naujai sukurtą bylą galima aktyvuoti į ją įrašant el. paštu gautą licencijos kodą. Atlikite šiuos veiksmus:

2.4.1. Pagrindiniame lange ADDIS DBA mygtukų bloke Byla paspauskite mygtuką Licencijos įrašymas.

2.4.2. Atsidariusiame lange Licencijos įrašymas langelyje Licencija įrašykite el. paštu gautą licencijos kodą ir paspauskite mygtuką Įrašymas.

Po šių veiksmų dialogas grįžta į pagrindinį langą ADDIS DBA, o bylų lentelėje bylos Pvz eilutės stulpelyje Licencija rodomas žalias "paukštukas", reiškiantis, kad ši byla turi įrašytą licencijos kodą.

2.4.3. Tam, kad baigti darbą administravimo modulyje, pagrindiniame lange ADDIS DBA paspauskyte mygtuką Uždarymas.

3. Bylos ruošimo modulis

3.1. Prisijungimas prie bylos ruošimo modulio

3.1.1. Dukart spragtelėkite po programos įdiegimo darbalaukyje atsiradusią piktogramą ADDIS.

3.1.2. Atsidariusiame lange Prisijungimas:

3.1.3. Atsidariusiame lange Turinys spragtelėkite viršutinėje lango dalyje esančią nuorodą Bylos ruošimas.

3.2. Audito dokumentų antraštės užpildymas

Kol neužpildyta audito dokumentų antraštė, bylos būsenos negalima pakeisti į Paruošta naudojimui. Todėl tai yra pirmas būtinas atlikti darbas.

3.2.1. Kairėje pusėje esančiame meniu spragtelėkite Audito dokumentų antraštė.

3.2.2. Užpildykite atsidariusią formą Audito dokumentų antraštė:

3.3. Vykdytojo paskyrimas audito procedūroms

Audito procedūros - tai visų audito darbų sąrašas. Audito procedūroje gali būti nurodyta, kokį dokumentą reikia pildyti ją atliekant. Kai audito procedūrai paskiriamas vykdytojas, tuo pačiu paskiriamas ir procedūros dokumento pildytojas. ADD modulyje dokumentus gali pildyti tik audito procedūrose tiems dokumentams pildyti paskirti audito komandos nariai. Išimtis yra tik vartotojas, kurio rolė yra Partneris: šis vartotojas gali pildyti visus dokumentus net ir neturėdamas tam paskyros.

Todėl prieš pradedant darbą ADD modulyje vartotjams, kurių rolė nėra Partneris, būtina paskirti audito procedūras, kurias jie vykdys.

3.3.1. Kairėje pusėje esančiame meniu spragtelėkite Audito procedūros.

3.3.2. Atsidariusiame lange Audito procedūros pateiktame visų audito procedūrų sąraše pirmos eilutės stulpelyje Veiksmai spragtelėkite piktogramą Koregavimas .

3.3.3. Atsidariusiame lange Įrašo koregavimas:

Po šių veiksmų atsidariusiame lange Audito procedūros visoms negrupinėms procedūroms, kurios priklauso grupei nr. 1 stlpelyje Vykdytojas įrašytas Jonas Jonaitis. Tai reiškia, kad šis vartotojas gali pildyti dokumentus 2.1 (pagal procedūrą 1.1.5), 8.1 (pagal procedūrą 1.2.1), 8.2 (pagal procedūrą 1.2.2) ir t.t.

4. Audito darbo dokumentų modulis

4.1. Duomenų įrašymas, koregavimas ir veiksmų istorijos peržiūrėjimas

4.1.1. Spragtelėkite viršutinėje lango dalyje esančią nuorodą Turinys - programa persijungia į ADD modulį.

4.1.2. Atsidariusiame lange Turinys stulpelyje ADD Nr. spragtelėkite dokumento numerį 2.1.

4.1.3. Atsidariusiame lange Pradiniai duomenys apie klientą eilutėje 1.1 (Kliento pilnas pavadinimas) stulpelyje Komentarai įrašykite Klientas.

4.1.4. Eilutėje 1.2 (Registracijos adresas) stulpelyje Komentarai įrašykite Vilnius.

4.1.5. Grįžkite į eilutę 1.1 ir pakoreguokite stulpelyje Komentarai įrašytą tekstą: vietoje Klientas įrašykite UAB "Klientas".

4.1.6. Dabar grįžkite į eilutę 1.2 ir pakoreguokite stulpelyje Komentarai įrašytą tekstą: vietoje Vilnius įrašykite Gedimino g. 11, Vilnius.

Atlikus šiuos veiksmus galima pamatyti kas, kada ir kokias korekcijas darė bet kuriame ADD langelyje.

4.1.7. Užveskite pelytės kursorių ant eilutės 1.1 langelio, esančio stulpelyje Komentarai ir paspauskite dešinį pelytės klavišą.

4.1.8. Atsidariusiame konteksiniame meniu pasirinkite Istorija.

Atsidariusiame lange Istorija pateikiama visa šio langelio modifikavimo istorija: kada, kas ir ką jame buvo įrašęs.

4.1.9. Baigus istorijos peržiūrą paspauskite viršutiniame dešinajame kampe esantį mygtuką .

4.2. Komentarų įrašymas ir peržiūrėjimas

4.2.1. Paspauskite dešinį pelytės klaviša ant langelio, esančio eilutėje 1.1 stulpelyje Komentarai.

4.2.2. Atsidariusiame kontekstiniame meniu pasirinkite Komentaro įrašymas.

4.2.3. Atsidariusiame lange Komentaro įrašymas įrašykite Ar tikrai toks kliento pilnas pavadinimas? ir paspauskite mygtuką Įrašymas.

Užsidarius langui Komentaro įrašymas pakomentuoto langelio viršutiniame dešiniajame kampe atsiranda raudonas trikampėlis. Toks trikampėlis rodo, kad langelis yra pakomentuotas.

4.2.4. Pakartokite žingsnius 4.2.1 ir 4.2.2. Atsidariusiame lange Komentaro įrašymas įrašykite Ar tikrai? ir paspauskite mygtuką Įrašymas.

4.2.5. Užsidarius langui Komentaro įrašymas paspauskite raudoną trikampėlį viršutiniame dešiniajame pakomentuoto langelio kampe.

Atsidariusiame lange Komentarai rodomi vartotojų komentairai: kada, kas ir ką komentavo apie šio langelio duomenis.

4.2.6. Baigus komentarų peržiūrą paspauskite viršutiniame dešiniajame kampe esantį mygtuką .

4.3. Komentarų suvestinės naudojimas

Komentarai yra būdas audito komandos nariams (dažniausiai dokumentų sudarytojams ir tikrintojams) keistis pastabomis ir informacija, "priklijuojant geltonus lapelius" prie diskutuotinų duomenų langelių. Tam, kad nereiktų tų "geltonų lapelių" ieškoti einant per visus dokumentus iš eilės, yra sukurta komentarų suvestinė.

4.3.1. Spragtelėkite nuorodą Turinys.

4.3.2. Atsidariusiame lange Turinys stulpelyje ADD Nr. spragtelėkite nuorodą 5.5.

Atsidariusiame lange Komentarų suvestinė išvardinami dokumentai, kuriuose yra komentarai. Dokumentų pavadinimai yra nuorodos, t.y. spragtelėjus dokumento pavadinimą būtų atidarytas dokumentas su komentarais.

Po kiekvieno dokumento pavadinimu pateikiami to dokumento komentarai: data, laikas, vartotojas ir komentaras. Stulpelyje Veiksmai yra piktograma Panaikinimas . Komentarą panaikinti gali tik tas vartotojas, kuris jį įrašė. Pvz.: jei tikrintojas parašė komentarą ir dokumento sudarytojas klaidą ištaisė arba atsakė pagrįstu komentaru, tuomet tikrintojas gali savo komentarą, kaip nebeaktualų, panaikinti.

Jei Komentarų suvestinėje yra bent vienas komentaras, bylos būsenos negalima pakeisti į Uždaryta.

4.4. Sąskaitų apyvartų duomenų importavimas

Audituojamo laikotarpio sąskaitų apyvartų įkėlimas į ADDIS rankiniu būdu gali būti laikui imlus darbas, todėl dokumente 9.2.3 yra sukurta duomenų importavimo funkcija. Importuojamų duomenų formatas CSV (comma separated value) yra atviras, todėl duomenis galima paruošti įvairiais būdais: naudojantis Microsoft Excel, Open Office lentelių redaktoriais arba tiesiogiai eksportuojant duomenis iš audituojamo kliento apskaitos programos.

Reikalavimai importuojamų duomenų bylai:

Paruošta CSV byla importuojama į ADDIS atliekant šiuos veiksmus:

4.4.1. Turinyje stulpelyje ADD Nr. spragtelėkite nuorodą 9.2.3.

4.4.2. Atsidariusiame lange Sąskaitų apyvartų analizė ir korekcijos spragtelėkite nuorodą Importavimas iš .csv bylos.

4.4.3. Atsidariusiame lange Importavimas langelyje Importuojama byla (.csv) nurodykite importuojamą CSV bylą (patogumui naudokite mygtuką Browse...).

4.4.4. Paspauskite mygtuką Bylos nuskaitymas.

4.4.5. Nuskaityti duomenys pateikiami ekrane.

4.4.6. Patikrinkite ekrane pateiktus nuskaitytos CSV bylos duomenis ir paspauskite mygtuką Bylos importavimas. Galimas ir klaidų turinčios CSV bylos importavimas. Tokiu atveju importuojami tik teisingi duomenys bei besidubliuojantys duomenys, pažymėti "paukštuku".

Importavimui pasibaigus, automatiškai grįžtama į dokumentą Sąskaitų apyvartų analizė ir korekcijos, kuriame pateikiami importuoti sąskaitų apyvartų duomenys.